Adotar um controle de visitantes eficiente é uma das principais tarefas da administração de condomínios residenciais ou comerciais.
Seja no acompanhamento do fluxo de pessoas ou de veículos, é essencial que a gestão tenha um planejamento de segurança robusto e que conte com o auxílio da tecnologia, para evitar transtornos e situações de perigo, como a do efeito carona.
Neste artigo vamos elencar algumas dicas essenciais para um controle de visitantes conectado às demandas de cada cliente. Continue conosco.
Vantagens de um controle de visitantes eficiente
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Possibilidade de personalizar os serviços de portaria de acordo com as necessidades do condomínio;
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Alto potencial de adaptação frente aos desafios e ameaças do dia a dia – quando se tem um controle de visitantes eficiente e orientado pela tecnologia, fica mais fácil fazer adaptações nestes serviços de acordo com o que ocorre no espaço;
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Bem-estar dos moradores e usuários uma vez que eles se sentem mais seguros;
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Dependendo do serviço contratado, armazenamento dos dados da rotina do condomínio para identificação de melhorias;
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Estudo e entendimento dos horários de grande movimento dos condomínios. Com isso, há como fortalecer as equipes de trabalho nesses momentos de pico;
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Geração de insights para otimização de processos de segurança do condomínio
5 Dicas para um controle de visitantes eficiente
1) Conte com a tecnologia
Atualmente o segmento da segurança é transformado diariamente pelos avanços da tecnologia, que fortalecem o potencial das soluções e garantem que as mesmas consigam acompanhar as atuações criminosas que se especializam e se sofisticam cada vez mais.
Por isso, um passo fundamental para um controle de visitantes eficiente é investir em tecnologia.
Seja por meio de softwares de gestão que otimizam processos internos das empresas de segurança, ou a partir de um sistema de portaria remota/autônoma/híbrida estruturada com central de monitoramento apta para atender eventos emergenciais, a tecnologia é responsável por elevar os esquemas de segurança dos condomínios.
O importante é garantir que os equipamentos estejam sempre com a manutenção em dia e que as empresas contratadas para prestação dos serviços de alto valor agregado sejam comprometidas com esse tipo de mercado.
2) Atente-se para o treinamento da equipe
Um dos principais pontos de vulnerabilidade dos controles de acesso são as falhas humanas. Muitas delas ocorrem pois a equipe não é devidamente treinada. Além dos porteiros, que são peças-chave para a execução deste serviço, sendo o contato direto entre o mundo interno e externo do condomínio, diversos outros funcionários estão envolvidos nessa dinâmica, como é o caso de vigias e centrais de monitoramento.
Assim, além do estabelecimento de regras de conduta entre colaboradores e usuários é válido que todos os funcionários passem por capacitações periódicas para apresentarem segurança e orientações para seguirem processos necessários para lidar com situações de risco e também garantirem a ordem das entrada e saída de pessoas, veículos e encomendas sem cederem às pressões da rotina.
3) Estruture a política de segurança e dissemine a informação
Parece um pouco óbvio dizer que um dos passos basilares para um controle de visitantes eficiente é estruturar as regras de entrada e saída dos condomínios, certo?. Entretanto, muitos gestores deixam essa tarefa de lado.
Elaborar uma previsão de ações de segurança, observando os diversos cenários possíveis (cenário normal do dia a dia, em caso de ameaça, cenário para conter algum risco já instalado), que integre as ações dos funcionários, das tecnologias, além da consciência dos usuários sobre as políticas de segurança, é essencial.
Por isso, é importante também assegurar que os usuários estejam sempre alinhados com as ações de segurança do condomínio, para que eles participem ativamente das atividades que refletem na cadeia de segurança condominial. Se for preciso, marque reuniões com os membros do condomínio para trabalhar a política de segurança.
No controle de acesso é necessário estipular as regras para entrada e saída de pessoas e veículos cadastrados no sistema, bem como para aquelas que são visitantes, para os entregadores de encomendas ou e-commerce, para os funcionários pontuais e do dia a dia, etc.
4) Acompanhe as tendências do mercado
Muitos insights sobre o que fazer em relação a um controle de visitantes eficientes estão nas tendências do mercado.
Assim, é válido se atentar ao que está em voga em relação ao segmento, quais são as apostas do setor para os próximos meses, quais tecnologias estão performando bem e como a concorrência têm se apresentado.
A partir disso, as ideias para otimização das soluções do condomínio podem ser melhor organizadas.
5) Acompanhe o andamento das ações de segurança
Após a estruturação dos sistemas de entrada e saída do condomínio, com destaque para os momentos de fluxo alto de pessoas, é hora de avaliar se as regras foram bem recepcionadas e seguidas pelos funcionários e usuários, a fim de mensurar a efetividade dessas atividades.
Avaliar constantemente esse aspecto permite que a política de segurança seja alterada se não fizer sentido na prática do condomínio. Ou seja, é preciso que a teoria (o planejamento de segurança) acompanhe aquilo que ocorre no fato (o dia a dia do condomínio junto aos eventos internos e externos, típicos e atípicos).
Portanto, além de elaborar uma estrutura de controle de acesso você deve observar os seus resultados e falhas.
Nesse contexto, mais uma vez a tecnologia será capaz de auxiliar a execução desta tarefa, automatizando ações e registrando de forma organizada e na nuvem os acontecimentos do condomínio.
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Conclusão
Um controle de visitantes eficiente depende de uma engrenagem completa:
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Conscientização dos moradores acerca das políticas de segurança do condomínio
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Regras expressas sobre entrada e saída de pessoas, veículos e encomendas (deixe as regras claras e passe-as adiante sempre que necessário. Inclusive, caso haja orientações específicas para entregas, recepção de pessoas que não estejam cadastradas no sistema de controle de acesso, entre outras possibilidades, é necessário não abrir exceções e seguir os protocolos estabelecidos pela política de segurança, mesmo que isso ocasione certa demora)
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Tecnologias atualizadas e responsivas
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Empresas que prestem o serviço de segurança eletrônica de forma confiável e comprometida
Ou seja, não é possível apostar somente em um pilar e esperar um resultado positivo. As ações devem ser conjugadas e orquestradas em prol de um mesmo objetivo: aumentar o potencial das soluções de um controle de visitantes eficiente.
Uma das formas de colocar isso em prática é contar com os serviços adequados e que já sejam orientados pela tecnologia.
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