O setor de segurança eletrônica no Brasil continua evoluindo, em ritmo bastante acelerado.
Segundo a Associação Brasileira das Empresas de Sistemas Eletrônicos de Segurança (ABESE), o segmento encerrou 2023 com um faturamento de mais de R$ 12 bilhões e a expectativa para 2024 é que cresça 18,5%.
Dentre os serviços que ganham destaque no segmento, seja para maior segurança ou para otimização de gastos operacionais, está o de portaria remota.
Com o desenvolvimento da Inteligência Artificial, além da Internet das Coisas, a previsão é que este cenário tenha ainda mais potencial.
Investir nesta funcionalidade e saber como implementar um projeto de portaria remota pode contribuir para novos negócios, com maiores possibilidades de rendimento para a sua empresa.
Saiba o que não pode faltar no seu portfólio relacionado a este assunto.
Como montar um projeto de portaria remota?
Se a sua empresa quer oferecer esse serviço como um de seus diferenciais, é importante pensar em um projeto completo, que se adapte às demandas dos clientes finais e às características exclusivas de cada um deles.
Através de um fórum de discussões conduzidas por comitê específico mobilizado e coordenado pela ABESE, algumas boas práticas para esse processo foram elaboradas e estarão dispostas neste artigo.
Embora elas não representem um guia fechado, visto que os avanços tecnológicos e as transformações da sociedade ao decorrer do tempo impactam em melhorias dos serviços, podem esclarecer dúvidas acerca da implementação de um projeto de portaria remota. Confira:
1) Avalie o condomínio que receberá a solução de portaria remota
O serviço de portaria remota, assim como diversas outras soluções digitais, tem como objetivo tornar a rotina dos condôminos mais prática.
Por isso, é importante analisar, de forma competente e acurada, quais são as demandas desses clientes em específico, além de compreender quais tecnologias já estão à mão e quais irão requerer investimento para a implementação do projeto.
Alinhar as necessidades dos moradores com as tecnologias certas é um passo fundamental para a satisfação com o serviço de portaria remota.
Alguns exemplos de demandas nesse sentido são: os condôminos irão necessitar de armários inteligentes? A portaria terá regime 100% remoto (no qual a central de monitoramento fica ativa 24hrs para realizar a operação remotamente); 100% autônomo (na qual as chamadas são enviadas para o morador e a central de monitoramento realiza atendimento apenas das exceções), ou, será híbrida (modelo no qual o cliente tem, por exemplo, uma portaria in loco, das 08:00 às 18:00, enquanto a central de monitoramento irá atender após esse horário)?
2) Certifique-se de que há o devido aparato tecnológico para uma comunicação do local com a sua empresa
A portaria remota ou virtual, caracterizada por ser uma solução de engenharia e prestação de serviços, requer um aparato tecnológico desenvolvido.
Afinal, a gestão de controle de acesso se dará por meio da comunicação do espaço do condomínio com uma central geograficamente fora dele.
Mesmo que nas entradas e saídas do dia a dia essa situação já seja amplamente automatizada, quase não necessitando de um atendimento remoto, outras ocasiões, como festas no condomínio, reuniões, ou visitas de pessoas não cadastradas no sistema, podem requerer que esse contato seja realizado.
Para isso é necessário garantir estrutura, links de comunicação e um projeto bem planejado que irá assegurar uma prestação de serviço de qualidade.
Exemplos para que você consiga visualizar esse tópico dentro da realidade do seu portfólio:
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link dedicado (ponto a ponto) entre a portaria e a central de monitoramento (como internet via Rádio, etc).
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Criação de uma rede privada (VPN) entre a portaria e a central de monitoramento, garantindo uma maior segurança no tráfego de informações entre os dois pontos de comunicação.
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Uso de equipamentos estáveis e que suportem as condições do local (sol, chuva, número de usuários/moradores registrados, tipos de dispositivos como tags, senhas, biometria e até reconhecimento facial).
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Por fim, ainda é importante garantir um sistema que possibilite que a sua central de monitoramento realize o gerenciamento remoto de todos os seus equipamentos, ressincronizando dispositivos.
3) Conheça as principais normas para a implementação desse serviço
De acordo com o levantamento da Abese, mencionado anteriormente, a construção do guia de boas práticas de Portaria Remota identificou que ter o conhecimento das normas que regem o serviço de portaria remota é essencial.
Veja alguma delas:
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NBR-5410: Instalações elétricas de BAIXA TENSÃO;
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NBR-17240: Sistemas de detecção e alarme de incêndio – Projeto, instalação, comissionamento e manutenção de sistemas de detecção e alarme de incêndio
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NBR-9077: Saídas de emergência em edifícios
Na infraestrutura da sala de operações recomenda-se a observação das normas:
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NR-7: Programa de controle médico de saúde ocupacional (PCMSO);
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NBR-10152: Níveis de ruído para conforto acústico;
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NBR-5413: Iluminância de interiores;
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NBR 15786: Móveis para escritório – Móveis para teleatendimento, call center e telemarketing – Requisitos e métodos de ensaio
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NBR 13967: Móveis para escritório – Sistemas de estação de trabalho – Classificação e métodos de ensaio
4) Invista em capacitações
Dentre os fatores de sucesso de um projeto de portaria remota estão as capacitações técnicas dos times de operação, produção, o domínio de manuais dos equipamentos e das ferramentas de instalação.
Além disso, aliar a sua solução a serviços, softwares e equipamentos certificados é indispensável.
A Segware, por exemplo, é uma plataforma de segurança e monitoramento, que prioriza o diferencial de inteligência, estratégia e agilidade na prestação de seu serviço. A empresa é líder de mercado, com o melhor software para centrais de monitoramento.
Investir em uma parceria deste tipo pode elevar o potencial do seu projeto de portaria remota.
5) Faça um checklist das possibilidades de ferramentas, dispositivos e infraestrutura.
Alguns elementos, mesmo que não estejam presentes no seu projeto de portaria remota, podem ser verificados para torná-lo ainda mais eficiente no futuro, como:
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Sistema de interfonia IP (VOIP) para comunicação remota;
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Botões de emergência/pânico nos elevadores;
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Sistema de destravamento dos portões para operação;
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Manual em situações de evacuação de emergência no condomínio;
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Dispositivos eletrônicos de leitura de dados de acesso;
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Software específico e dedicado ao atendimento, operação e gestão do sistema de portaria remota;
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Servidores locais e/ou serviços de armazenamento de dados e imagens com garantias de níveis de segurança da informação;
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Nobreaks dimensionados para suportar a carga de consumo do sistema de forma segura até o acionamento do gerador de energia permanente;
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Gerador de energia permanente;
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Sala de operações exclusiva para as atividades de atendimento de Portaria Remota;
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Equipe para atendimento in-loco em casos de emergência.
6) Avalie quão viável é a implementação do projeto de portaria remota
Analise as condições já existentes dos portões do condomínio, além dos quesitos técnicos do sistema de interfones, automatização presente, estrutura elétrica, capacidade de links de comunicação no condomínio e na região próxima a ele.
Verifique também a arquitetura do espaço, a quantidade de apartamentos e pessoas que transitam por ele para compreender o que o projeto de portaria remota irá demandar, o que poderá ser reutilizado ou adaptado.
7) Atente-se para as principais características de projetos já implementados
O relatório da Abese reuniu as boas práticas de projetos de portaria remota já implementadas e que se destacam por sua eficiência.
Nestas soluções considerou-se imprescindível contar com os itens abaixo para garantir segurança e comodidade aos condôminos:
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Portões em formato de clausura com destravamento automático;
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Possibilidade de comunicação por voz no elevador (quando houver necessidade de contato de emergência);
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Câmeras nos elevadores;
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Armazenamento mínimo de 7 dias dos dados, áudio e vídeo produzidos pelas ferramentas de segurança da portaria remota;
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Associação de projeto de portaria remota com outros artefatos de segurança física, como a proteção perimetral;
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Sistema de redundância de energia;
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Pelo menos uma segunda via de comunicação (em caso de falhas da primeira);
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Avaliação da norma de incêndio – NBR 17240;
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Avaliação da norma – ABNT NBR 9077;
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Avaliação das particularidades legislativas dos municípios, estado e federação
8) Esclareça os limites e possibilidades do projeto para os condôminos
É importante educar clientes e funcionários do seu projeto de portaria remota sobre quais são os limites e todas as possibilidades deste serviço.
Por meio de um Acordo de Nível de Serviço (SLA) é possível definir as responsabilidades das partes envolvidas nessa solução e alinhar todas as expectativas.
Além disso, quem oferece o serviço de portaria remota deve elaborar um manual de procedimentos do uso do sistema.
9) Delimite as etapas do projeto
A portaria remota deve contar com uma rotina rígida de funcionamento, priorizando a padronização, documentação e formalização de processos da Central de Atendimento.
10) Esteja atento ao essencial
Além de todos os pontos destacados acima, o projeto de portaria remota requer itens básicos para o seu funcionamento.
É o caso de boa conexão com internet, geradores, câmeras, sistemas para gestão remota da portaria e seus equipamentos, manutenção agendada, entre outros.
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